Відділ документообігу та кадрового забезпечення

Керівник відділу: Вікторія Вадимівна Коцюба

Відділ документообігу та кадрового забезпечення є самостійним структурним підрозділом Коледжу, що підпорядковується безпосередньо Директору.  У своїй діяльності відділ керується законодавством про працю, державними стандартами діловодства (ДСТУ), Законом України «Про захист персональних даних» та нормативними актами щодо архівної справи.

Ключові функції та напрями діяльності:

• централізована реєстрація всієї вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції;

• контроль за дотриманням строків виконання документів та наданням відповідей на запити (публічну інформацію, звернення громадян);

• розроблення та ведення номенклатури справ Коледжу.

• оформлення прийому, переведення та звільнення працівників;

• ведення, облік та зберігання особових справ і трудових книжок працівників, а також особових справ здобувачів освіти;

• підготовка проєктів наказів з основної діяльності, з особового складу та з кадрових питань;

• облік робочого часу, графіків відпусток та ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників.

• переведення паперового документообігу в електронну форму та підтримка цифрових реєстрів наказів;

• робота в державних електронних системах (зокрема ЄДЕБО) щодо ведення даних про кадри та контингент здобувачів;

• забезпечення використання електронних цифрових підписів (ЕЦП) у внутрішній комунікації.

• організація зберігання документів, які закінчені діловодством, та підготовка їх до здачі в архівний відділ Університету чи державний архів;

• забезпечення суворого режиму конфіденційності та захисту персональних даних працівників і студентів при їх обробці.